Majoritatea birourilor de traduceri, pe langa traducerea propriu-zisa, ofera servicii conexe de legalizare, apostilare sau supralegalizare a traducerilor, iar unele dintre companiile din domeniu se ocupa si de apostilarea actului in sine care trebuie tradus.
Din 2004, apostilarea pe actul original se aplica de catre Prefectura din judetul unde a fost eliberat actul sau unde titularul are/ a avut ultimul domiciliu. Certificatele de cazier judiciar si certificatele de stare civila se pot apostila la orice institutie a prefectului.
Procedura de apostilare este necesara pentru situatii ca obtinerea cetateniei sau rezidentei in alta tara, casatoria in alta tara, angajarea in institutii ale unui stat strain, echivalarea actelor de studii. Apostila consta intr- o pagina capsata de actul respectiv, unde pe o jumatate a paginii apare titlul de apostila, tara, cine a semnat si stampilat actul si faptul ca este atestat de catre prefect, iar pe cealalta jumatate este o anexa in care se specifica numarul si seria actului, titularul acestuia si cand a fost eliberat actul
Pagina contine stema Romaniei color si diferite insemne tricolore. Acest format este valabil din anul 2010, prin ordin M.A.I, apostilele obtinute inainte, constand intr-o stampila alb-negru pe spatele documentului, nemaifiind valabile.
Pentru recunoasterea internationala a actelor oficiale administrative, dupa ce sunt apostilate la Institutia Prefectului, se vor traduce in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat ( se traduce inclusiv apostila anexata). Urmatorul pas este legalizarea de catre un notar public, intrucat potrivit Regulamentului care guverneaza aceste proceduri, pentru valabilitatea in strainatate a actelor notariale este necesara supralegalizarea semnaturii si a sigiliului pentru apostilarea acestora de catre Camerele Notarilor Publici.
Urmeaza apoi apostilarea/ supralegalizarea traducerii, care se poate realiza numai daca actul tradus si legalizat este un act emis, certificat sau confirmat de autoritatile romane sau o persoana autorizata de acestea. Depinde de statul unde urmeaza a fi folosite actele ce procedura se indeplineste: apostilare sau supralegalizare. Procedeul poate fi solicitat de titularul actului sau de orice detinator al acestuia.
Atat apostila cat si supralegalizarea se aplica la finalul traducerii, pe stampila mentionandu-se titlul, data si ce notar a semnat actul, in speta ce notar a efectuat legalizarea semnaturii traducatorului.
